Ett sekretesspapper är ingenting annat än ett papper innehållande sekretessbelagd information. Samlingsnamnet används främst för att enkelt kunna benämna material som finns på pränt i fysisk form och således ska behandlas på ett visst sätt. Dels behöver man förvara sekretesspapper säkert och på ett helt annat sätt än digital information och dels behöver man vara medveten om hur man går tillväga för att radera eller förstöra sekretesspapper.
Företag och myndigheter som hanterar sekretesspapper bör ha en fastslagen rutin för hur sådant material ska hanteras. Sekretesspapper bör till exempel inte ligga framme på skrivbordet, helt synligt för obehöriga. Det bör finnas tydliga regler för hur sådana papper ska förvaras.
Ett enkelt sätt att märka ut papper är att använda sig av en gammal klassisk sekretessmarkering. Genom att sekretessmärka dokument som är sekretessbelagda så syns det direkt vid första anblick att dokumentet ska behandlas på ett visst sätt.
En sekretesstämpel är ett perfekt verktyg att använda för att stryka över känslig information. Genom att ta bort den känsliga informationen kan man se till så att dokumentet inte längre behöver vara belagt med sekretess. Då kan dokumentet behandlas som ett vanligt dokument, som kan delas med andra personer eller slängas med vanlig pappersåtervinning.
Rutiner för sekretessarbete kan ta tid att etablera. Se till att investera den tid som behövs och jobba med att informera medarbetare om hur man ska arbeta med sekretessbelagd information, vad som räknas som sekretesspapper i er organisation, osv.
När man återvinner bör man ta hjälp av en professionell tjänst, till exempel Sekretesso. Anledningen är att materialet är känsligt och ska därmed hanteras därefter. Man bör ha en rutin för återvinning av sekretesspapper, som bygger på ett långsiktigt och förtroligt samarbete med med ett företag som specialiserat sig på sekretesshantering.
Sekretesspapper ska inte slängas direkt i pappersåtervinningen. Materialet kan komma i orätta händer och beroende på vilken information som finns i materialet, kan det få konsekvenser av olika grad.