Arkiv
Med Arkiv menar man vanligtvis ett företags, en organisations eller en myndighets handlingar och material som arkiverats, det vill säga sådant material som inte längre är aktuellt men som sparats i arkivet.
Det finns många olika anledningar till att arkivera handlingar. Framförallt är det viktigt att ha tillgång till sådant material som man kan behöva gå tillbaka till i efterhand. Det kan vara gamla anteckningar, kundkort, ritningar – ja, i princip vad som helst. Dessa handlingar kan vara mer eller mindre känsliga när det gäller innehåll. Viss information kan vara allmän information men det kan också gömma sig en del företagshemligheter i det arkiverade materialet.
Arkivhandlingar
Arkivhandlingar är sådana handlingar som blivit arkiverade. Den dagen en handling inte längre behövs i det dagliga arbetet men fortfarande inte kan slängas, bör det flyttas och bli en arkivhandling. Det kan till exempel vara avslutade projekt som man lägger till handlingarna. Man vill fortfarande spara all information, som ritningar och mötesanteckningar, för att på sikt kunna gå tillbaka och se hur man gjorde. Kanske behöver man ha tillgång till handlingarna för att på ett korrekt sätt kunna utföra underhåll på en installation som man gjort för flera år sedan? Då kan en arkivhandling bli aktuell att plocka fram.
Arkivering
Arkivering innebär att man placerar en handling eller ett dokument i arkivet. Rent konkret går det ofta till så att ett dokument placeras i en pärm som i sin tur hamnar i arkivet. Man kan också arkivera material i så kallade arkivboxar. Företag har ofta olika rutiner för att arkivera material. I större företag eller organisationer, där man hanterar stora mängder material, finns det ofta en väl inarbetad rutin för vad som ska arkiveras och hur man ska gå till väga.
Arkivboxar
Arkivboxar är speciellt framtagna kartonger eller boxar för arkivering av dokument eller föremål. Boxarna är försedda med etiketter så att man enkelt kan skriva på boxen och redogöra för vad de innehåller. En arkivbox kan sedan placeras i arkivet och genom att arbeta med ett strukturerat arkiv, där allt finns indexerat och går att söka fram, blir det lättare att kunna återgå till materialet den dagen det behövs.
Arkivmappar
När man arkiverar papper kan man med fördel använda sig av så kallade arkivmappar. Dessa är ofta framtagna för att rymma A4-papper, där det också finns utrymme att beskriva på en etikett vad som finns i mappen. Genom att nyttja arkivmappar i så stor utsträckning som möjligt, kan man uppnå ett strukturerat arkivarbete. Det blir enklare för den som letar material i arkivet om allting finns noga utmärkt och sorterat i ordning.
