Förstöra gammal bokföring

Bokföring innehåller många gånger känslig information som man inte vill ska komma i orätta händer. Men samtidigt är bokföringslagen tydlig – all bokföring ska sparas i minst 7 år från det att bokslut gjorts. Det innebär att företag behöver förvara sina kvitton och verifikationer i pärmar under en lång tid. 

 

Säker förvaring av dessa dokument är A och O för ett bra sekretessarbete. Men det finns också sätt att komma runt 7-årsregeln. Om man skannar kvitton och verifikationer och sparar dessa digitalt, behöver man bara spara originalkopiorna i 3 år, istället för 7 år. 

 

Om ni väljer att skanna in dina kvitton, verifikationer, osv, tänk då på att hantera dessa datafiler på ett säkert sätt. Om ni inte tidigare sett över säkerhetsrutiner och generell IT-säkerhet i er organisation så är det hög tid för det nu.

Hantera gammal bokföring som sekretessbelagt material

När du förvarar gammal bokföring bör du förvara materialet som vilka sekretessbelagda handlingar som helst. När det blivit dags att förstöra gammal bokföring, antingen efter 7 eller 3 år, behöver du göra detta på ett korrekt och säkert sätt. 

 

Se till att få din bokföring hämtad av ett företag som är specialiserade på att hantera känsliga och sekretessbelagda dokument. Beroende på hur stor mängd material det handlar om så kan du behöva be om en bokad hämtning. Om det rör sig om lite mindre material kan du använda dig av en sekretesstunna eller ett sekretesskärl.

Sekretessmaterial ska destrueras

Sekretessmaterial ska inte skickas till vanlig återvinning. Det är viktigt att sådant material hanteras på ett speciellt sätt, där materialet förstörs på ett sådant sätt att det omöjligen kan återskapas eller hamna i orätta händer. När du anlitar ett företag som Sekretesso, kan du känna dig trygg i att materialet hanteras av specialister som är särskilt inriktade på destruktion av sekretessmaterial.